Dónde quedan los archivos de entrega después de exportar y cuánto tiempo duran

Cuando la página de exportación termina una generación, lo que se obtiene no es una ubicación de archivo a largo plazo, sino los archivos actuales del alcance elegido. El nombre de archivo y el subdirectorio se ordenan por alcance y por fecha, pero el último paso, el que de verdad los entrega en manos de la persona, sigue pasando por el panel de compartir del sistema o por la elección de una ubicación de guardado en la computadora.

Que los archivos aparezcan listados en la página de exportación significa que el producto de esta ronda está listo, no que ya fueron guardados en una ubicación a largo plazo.

Qué nombres produce una exportación

El nombre de entrega une con guiones bajos el título del proyecto, el alcance, el tipo de producto y el identificador. En el alcance de un solo día, detrás del título del proyecto van el número de día y la fecha, con la forma Title_Day03_20261008; en el alcance de todo el proyecto ese trozo del día se cambia por All, con la forma Title_All. Los archivos le agregan a esa raíz el tipo de producto y ocho caracteres del identificador: …_Report_XXXXXXXX.pdf, …_ALE_XXXXXXXX.ale y …_Log_XXXXXXXX.csv; cuando se marca la conciliación del cierre, aparece además un …_Reconcile_XXXXXXXX.csv, que es para que dos departamentos cotejen sus datos entre sí y no para importar. El nombre que se ve en pantalla y la palabra que indica el tipo de producto dentro del nombre del archivo no salen del mismo vocabulario: la página llamada Reporte exporta un PDF cuyo tipo de producto es Report, y la palabra Log pertenece al CSV. Compare la pantalla y el archivo por el formato y por la raíz común, no por una sola palabra de tipo. Esas ocho X son los primeros 8 caracteres del número de una misma exportación, los comparten los archivos de esa tanda, así que los archivos salidos de una misma generación pueden cotejarse entre sí por la raíz común y ese fragmento de número.

La carpeta de exportación usa la misma raíz que los archivos y no se ramifica según el idioma de la interfaz ni según la manera de mostrar la fecha: el mismo proyecto y el mismo día producen la misma carpeta y los mismos nombres de archivo en cualquier idioma de la interfaz. El trozo de fecha se escribe siempre en la forma compacta 20261008; si ese día no se anotó ninguna fecha, el trozo desaparece en lugar de rellenarse con la fecha de hoy. Estas formas sirven para verificar en el set el alcance de esta ronda.

Por qué al cambiar una opción el archivo anterior deja de estar en la página de exportación

Cambiar de formato, de día o de alcance de exportación dentro de la página de exportación dispara la siguiente generación. Cuando esa siguiente generación arranca, la página de exportación solo muestra el resultado actual y sustituye la lista que ya estaba terminada; por eso, después de cambiar una opción, debe volver a confirmarse el nombre, la fecha y el alcance en la lista de archivos actual, en lugar de seguir citando la lista de la ronda anterior como una versión histórica.

Salir de la página de exportación es otra cosa. Abandonar esa página no toca el directorio que ya fue entregado por la acción del sistema de compartir o del guardado, así que hay que leer por separado “recalcular dentro de la página reemplaza el resultado actual” y “un archivo ya copiado a una ubicación externa sigue conservándose en esa ubicación”. Quien recibe debe verificar al recibir a qué generación corresponde lo que le llegó, en lugar de guiarse solo por la extensión del archivo.

De la página de exportación a una ubicación de guardado real

En el celular, este directorio se entrega al panel de compartir del sistema y después una persona tiene que elegir ahí una ubicación real de destino, por ejemplo guardarlo en una ubicación de archivos o pasarlo a alguna aplicación. En la computadora, primero se deja que la persona elija la ubicación de guardado y luego el producto de esta ronda se copia hacia afuera. Dicho de otra manera: la acción de exportar deja los archivos preparados, y la acción de guardar es la que los coloca en la ubicación fija que eligió la persona.

La página de exportación en sí no es un repositorio del que se pueda volver a tomar cosas en cualquier momento después; cuánto tiempo se conserven los archivos depende de dónde los guardes. La revisión más prudente antes de una entrega es confirmar que el directorio de esta ronda ya fue copiado a una ubicación fija y volver a abrir ahí la lista de archivos para cotejar los nombres. Sobre por qué la ruta que llevan dentro los archivos de entrega no vuelve a encontrar el material en tu computadora, la decisión que hay detrás la explica “Por qué un archivo de entrega no puede devolver una ruta hasta el material”, y después revisa el contenido de cada archivo de forma independiente.

Quien recibe debe verificar por su cuenta el prefijo del número, la fecha y el alcance de la exportación, y confirmar que el producto de esta ronda quedó guardado en una ubicación fija, en lugar de quedarse solo listado en la página de exportación.

El alcance también cambia qué productos existen

Una generación prepara los tipos de producto que se marcaron, pero el alcance de todo el proyecto no incluye el PDF. Este punto se revisa directo contra el alcance elegido, sin resolverlo con la frase “los formatos los deciden las opciones”; cuando el alcance pasa a todo el proyecto, quien recibe confirma el ALE y el CSV en la lista real de archivos, en lugar de esperar que aparezca un PDF en ese mismo directorio.

Esta página tampoco promete la forma de un archivo comprimido. Lo que se comparte o se guarda es el directorio preparado en esta ronda y los archivos que están dentro, y cómo lo muestre después el sistema o el proceso de recepción depende de la ubicación real de destino. Para revisar el contenido del ALE puede seguirse “Cuando recibas el ALE, revisa primero estos campos”, columna por columna; y si el archivo quedó realmente guardado se sigue determinando por lo que existe en la ubicación que eligió la persona.

FAQ

¿Al terminar la exportación los archivos quedan por defecto en el escritorio o en Documentos?

No; la generación de esta ronda aparece primero en la página de exportación, y en la computadora todavía falta elegir la ubicación de guardado para copiarla hacia afuera, mientras que en el celular falta elegir el destino real dentro del panel de compartir del sistema.

¿Cómo saber que unos archivos pertenecen a una misma generación?

Coteja en los archivos la misma raíz y los mismos ocho caracteres de número; un nombre de un solo día tiene la forma Title_Day03_20261008 y el alcance de todo el proyecto tiene la forma Title_All.

¿Por qué al cambiar una opción de exportación desaparece la lista de archivos anterior?

Un cambio de opción en la página de exportación dispara una regeneración y sustituye la lista anterior por el resultado actual; después del cambio debe volver a confirmarse en la lista actual el nombre, la fecha y el alcance.

¿Una exportación de todo el proyecto también incluye un PDF?

Los productos del alcance de todo el proyecto no incluyen el PDF; quien recibe debe verificar el ALE y el CSV contra la lista real de archivos, y guardar en una ubicación fija el directorio que necesite conservar.

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