Dónde viven los archivos de entrega tras exportar y cuánto tiempo se conservan

Cuando la pantalla de exportación termina una generación, el resultado no es una ubicación de archivo a largo plazo, sino los archivos actuales del alcance elegido. El nombre de archivo y el subdirectorio se ordenan por alcance y por fecha, pero el último paso, el que los pone en manos de la persona, sigue pasando por el panel de uso compartido del sistema o por una elección de ubicación de guardado en el ordenador.

Los archivos que enumera la pantalla de exportación significan que el producto de esta operación está preparado, no que ya se haya guardado en una ubicación a largo plazo.

Qué nombres produce una exportación

El nombre de entrega une con guiones bajos el título del proyecto, el alcance, el tipo de producto y el identificador. En un alcance de un solo día, detrás del título del proyecto van el número de día y la fecha, con la forma Title_Day03_20261008; en el alcance del proyecto completo ese trozo del día se sustituye por All, con la forma Title_All. Los archivos añaden a esa raíz el tipo de producto y ocho caracteres del identificador: …_Report_XXXXXXXX.pdf, …_ALE_XXXXXXXX.ale y …_Log_XXXXXXXX.csv; cuando se marca la conciliación del cierre, aparece además un …_Reconcile_XXXXXXXX.csv, que sirve para que dos departamentos cotejen sus datos entre sí y no para importar. El nombre que se ve en pantalla y la palabra que indica el tipo de producto dentro del nombre del archivo no pertenecen al mismo vocabulario: la página llamada Diario exporta un PDF cuyo tipo de producto es Report, y la palabra Log pertenece al CSV. Compare la pantalla y el archivo por el formato y por la raíz común, no por una sola palabra de tipo. Esas ocho X son los ocho primeros caracteres de un mismo identificador de exportación, que comparten los archivos de la tanda, así que los archivos de una misma generación pueden compararse por la raíz común y por ese fragmento.

La carpeta de exportación usa la misma raíz que los archivos y no se ramifica según el idioma de la interfaz ni según la manera de mostrar la fecha: el mismo proyecto y el mismo día producen la misma carpeta y los mismos nombres de archivo en cualquier idioma de la interfaz. El trozo de fecha se escribe siempre en la forma compacta 20261008; si ese día no se anotó ninguna fecha, el trozo desaparece en lugar de rellenarse con la fecha de hoy. Estas formas sirven para comprobar en el rodaje el alcance de esta operación.

Por qué al cambiar una opción el archivo anterior ya no está en la pantalla de exportación

Cambiar de formato en la pantalla de exportación, elegir otro día o modificar el alcance de la exportación provoca la siguiente generación. Cuando esa generación arranca, la pantalla de exportación solo muestra el resultado actual y sustituye la lista que ya estaba terminada; por eso, tras cambiar una opción, conviene volver a confirmar el nombre, la fecha y el alcance de la lista de archivos actual, en lugar de seguir citando la lista anterior como si fuera un historial de versiones.

Salir de la pantalla de exportación es otra cosa. Abandonar esa pantalla no modifica un directorio que ya se haya entregado por el uso compartido del sistema o por la acción de guardar, así que «regenerar dentro de la pantalla sustituye el resultado actual» y «una copia ya situada fuera se sigue conservando en ese destino» deben leerse por separado. El receptor debe identificar qué generación le llegó, y no quedarse solo con la extensión del archivo.

De la pantalla de exportación al sitio de guardado real

En el teléfono, ese directorio se entrega al panel de uso compartido del sistema y todavía hace falta que una persona elija allí un destino real, por ejemplo una ubicación de Archivos o una aplicación concreta. En el ordenador, la persona elige primero la ubicación de guardado y después se copian allí los productos de esta operación. Es decir, la exportación prepara los archivos, y la acción de guardar es la que los coloca en una ubicación fija elegida por la persona.

La pantalla de exportación en sí no es un archivo del que se pueda volver a tomar cosas más tarde cuando se quiera; cuánto tiempo se conserven los archivos depende de dónde los guarde. La comprobación más prudente antes de entregar es confirmar que el directorio de esta operación se ha copiado a una ubicación fija y volver a abrir allí la lista de archivos para revisar los nombres. Sobre por qué la ruta que va dentro de los archivos de entrega no reencuentra el material en el ordenador del receptor, puede verse la decisión que explica «Por qué un archivo de entrega no puede devolver una ruta hasta el material», y después revisar cada archivo según su propio contenido.

Antes de entregar, el receptor debe comprobar el prefijo del identificador, la fecha y el alcance de la exportación, y confirmar que los productos de esta operación se han guardado en una ubicación fija, en lugar de quedar solo en la pantalla de exportación.

El alcance también cambia qué productos existen

Una generación prepara los tipos de producto que se han elegido, y el alcance del proyecto completo no incluye el PDF. Esa frontera debe comprobarse directamente del alcance elegido, sin despacharla con la frase de que los formatos «dependen de las opciones»; cuando el alcance pasa al proyecto completo, el receptor debe confirmar el ALE y el CSV en la lista real de archivos, en lugar de esperar que aparezca un PDF en ese mismo directorio.

Esta pantalla tampoco promete la forma de un archivo comprimido. Lo que se comparte o se guarda es el directorio preparado y los archivos que contiene, y cómo lo presente después el sistema o el proceso de recepción depende del destino real. Para revisar el contenido de un ALE puede seguirse «Al recibir un ALE, revise primero estos campos» columna por columna, y si el archivo está realmente guardado sigue siendo algo que se comprueba con lo que hay en la ubicación elegida.

FAQ

Al terminar la exportación, ¿los archivos están ya en el Escritorio o en Documentos?

No; la generación de esta operación aparece primero en la pantalla de exportación: en el ordenador hace falta además elegir una ubicación de guardado, y en el teléfono elegir el destino real dentro del panel de uso compartido del sistema.

¿Cómo se reconoce que unos archivos salen de la misma generación?

Compare en los archivos la raíz compartida y esos ocho caracteres del identificador: un nombre de un solo día tiene la forma Title_Day03_20261008, y el alcance del proyecto completo tiene la forma Title_All.

¿Por qué al cambiar una opción de exportación desaparece la lista de archivos anterior?

Un cambio de opción en la pantalla de exportación provoca una regeneración y sustituye la lista anterior por el resultado actual; después del cambio hay que volver a confirmar el nombre, la fecha y el alcance de la lista actual.

¿La exportación del proyecto completo incluye también un PDF?

El alcance del proyecto completo no incluye el PDF; el receptor debe comprobar el ALE y el CSV en la lista real de archivos y guardar en una ubicación fija el directorio que necesite conservar.

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